Einrichtung der Schnittstelle in der eAU Verwaltungskonsole

In den ersten Schritten zur Nutzung der timeCard AU, wurde die gesonderte Absendernummer beantragt, das Datenübertragungsmodul "dakota" installiert und ein Zertifikat beantragt und hinterlegt sowie die timeCard auf die entsprechende Version geupdatet. Somit steht der Einrichtung der AU-Schnittstelle über die Verwaltungskonsole "timeCard -> AU -> Einstellungen -> eAU-Verwaltungskonsole" nichts mehr im Wege.

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen, zuerst die Mitarbeiter in der Zeiterfassung unter "Personen verwalten" anzulegen! Denn anhand der Mitarbeiter-/Personalnummer, werden die Daten zwischen der Zeiterfassung und der timeCard AU verknüpft und nur so kann ein reibungsloses Abrufen und Verbuchen der AU-Daten erfolgen.

Zwingend erforderliche Einstellungen in der eAU-Verwaltungskonsole sind:

• Allgemeine Einstellungen
• Stammdaten importieren aus EAP
• Krankenkassen verwalten

Allgemeine Einstellungen

Zu aller erst gilt es allgemeine Einstellungen zur AU-Schnittstelle und zur Kommunikation mit den Krankenkassen bzw. der GKV zu hinterlegen. Hierzu öffnen Sie bitte die Einstellungen in der eAU-Verwaltungskonsole und hinterlegen Sie hierzu:

• Betriebsdaten

Hier sind die allgemeinen Angaben zum abrufenden Unternehmen/timeCard Nutzer zu hinterlegen. Insbesondere muss hier die Betriebsnummer und gesonderte Absendernummer angegeben werden, mit welcher der Abruf der eAU-Daten erfolgen soll. Außerdem sind die genaue Bezeichnung des Unternehmens sowie die Firmenadresse zu hinterlegen. All diese Angaben sind für die Nutzung der Schnittstelle verpflichtend anzugeben

• Technischer Ansprechpartner (timeCard Admin)

Ebenfalls ist zwingend ein technischer Ansprechpartner zu hinterlegen. Hierzu empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich hier als timeCard Partner selbst hinterlegen. Der technische Ansprechpartner wird seitens der ITSG kontaktiert, sollte es durch das System oft zu falschen und nicht spezifikationskonformen eAU-Anfragen kommen. Ist dies der Fall, muss sich der technische Ansprechpartner umgehend mit REINER SCT in Verbindung setzen.

• Fachlicher Ansprechpartner (Personalabteilung/Steuerberater)

Optional kann ein fachlicher Ansprechpartner definiert werden, welcher die Krankmeldungen betreut. Hierzu empfehlen wir einen Mitarbeiter aus dem Personalwesen zu hinterlegen, sollten diese Felder gefüllt werden.

Stammdaten aus EAP importieren

Im Kapitel "Stammdaten für den Abruf / EAP-Import vorbereiten" haben wir bereits als Vorbereitung für die Einrichtung der Schnittstelle gezeigt, wie die Importdatei aus dem EAP aufzubauen ist. Diese ist nun entsprechend einzulesen um die Stammdaten zu den einzelnen Personen anzureichern. Der Import von Stammdaten aus dem EAP ist verpflichtend und min. alle 30 Tage zu wiederholen, um die für den Abruf benötigten sozialversicherungsrelevanten Daten aktuell zu halten. Um die Datei einzulesen gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Kachel "Stammdaten importieren aus EAP" in der eAU-Verwaltungskonsole
2. Klicken Sie auf "EXCEL Datei importieren" und wählen Sie über das Dialogfenster die entsprechende Importdatei aus
3. Überprüfen Sie die Spaltenzuordnung, passen Sie diese ggf. an und Klicken Sie auf "Übernehmen"

Achtung: Für eine korrekte Zuordnung der Personen, müssen die Personalnummern in timeCard Zeiterfassung und AU übereinstimmen!

Haben Sie diese vorhergehenden Schritte ohne Fehler durchgeführt, ist der Stammdatenimport aus dem EAP erfolgreich durchlaufen.

Bitte beachten Sie:

Dieses Vorgehen muss mindestens alle 30 Tage erneut durchgeführt werden um die sozialversicherungspflichtigen Angaben aktuell zuhaben. Sie werden auch entsprechend durch die timeCard darauf hingewiesen.

Die Stammdaten aus dem EAP-Programm bekommen Sie aus Ihrer Lohnbuchhaltung oder dem Steuerberater.

Krankenkassen einspielen

Damit die timeCard AU Anfragen auch an die richtigen Krankenkassen bzw. Datenannahmestellen übermittelt werden, müssen Sie eine Beitragssatzdatei der gerade gültigen Krankenkassen einspielen. Diese Liste bekommen Sie unter dem folgenden Link:

• https://download.gkv-ag.de/Download/Beitragssatzdatei_V9.aspx

Haben Sie die Datei (ZIP) heruntergeladen, müssen Sie diese lediglich entpacken und das darin enthaltene XML-File einlesen.

Hierzu klicken Sie in der eAU-Verwaltungskonsole unter "Krankenkassen verwalten" auf "Krankenkassen Update und importieren Sie das besagte "XML"-File.

Bitte beachten Sie:

Ab der timeCard Version 23.01.00 wird die Beitragssatzdatei automatisch hinterlegt und einmal wöchentlich automatisch aktualisiert. Somit entfällt dieser Schritt für zukünftige Versionen.