Ablauf von Krankheitsfällen in timeCard ab 2025 (24.04.00)

In diesem Artikel wird beschrieben wie eine eAU-Abfrage in timeCard erfolgt und welche Rückmeldungen von der Krankenkasse erfolgen können. Dieser Artikel bezieht sich auf das ab dem 01.01.2025 gültigen Verfahren zum elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU):

• eAU-Abfrage
• Prüfung der eAU-Abfrage
  • Prüfung ist nicht erfolgreich
  • Prüfung ist erfolgreich
• Rückmeldungen der Krankenkasse
  • Krankenkasse hat keine eAU
  • eAU von einem Arzt, Zahnarzt oder einer ambulanten Behandlung im Krankenhaus
  • Liegebescheinigung von einem Krankenhaus
  • Liegebescheinigung von einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung
  • Bescheinigung über einen teilstationären Aufenthalt in einem Krankenhaus
  • Bescheinigung von einem Privatarzt oder ausländischen Arzt bzw. Krankenhaus
• Benachrichtigung über Prüfung durch Krankenkasse
• Benachrichtigung über Weiterleitung an andere Krankenkasse

eAU-Abfrage

Meldet sich ein Mitarbeiter innerhalb timeCard krank, ist dieser gesetzlich versichert und die Krankheitsdauer über der vereinbarten Dauer bei welcher keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) notwendig ist, so erstellt timeCard eine eAU-Abfrage, welche an die für den Mitarbeiter hinterlegten Krankenkasse geschickt wird. Genau genommen wir diese eAU-Abfrage nicht an die Krankenkasse selbst geschickt, sondern an das zuständige Rechenzentrum (Datenannahmestelle). Vielfach nutzen unterschiedliche Krankenkassen (z.B. Betriebskrankenkassen) dieselbe IT-Infrastruktur.

Die eAU Abfrage enthält folgende personenbezogenen Daten des Mitarbeiters

• Name und Vorname des Mitarbeiters
• Sozialversicherungsnummer (*)
• Geburtsdatum
• Erster Krankheitstag gemäß Krankmeldung des Mitarbeiters. Bei einer Verlängerung der Krankheit ist es der erste Tag nach Ende der ursprünglichen Krankmeldung.
  
  

(*) In Ausnahmefällen ist es zulässig, dass eine eAU Abfrage auch ohne Sozialversicherungsnummer erfolgen kann, beispielsweise wenn eine Erkrankung vorliegt unmittelbar kurz nach Aufnahme der ersten Arbeit und die Sozialversicherungsnummer noch nicht bekannt ist. Damit die Krankenkasse die Person eindeutig findet ist in solchen Fällen notwendig, dass

• Geburtsname
• Geburtsort

zusätzlich in der eAU Abfrage enthalten ist.

Die Übertragung der Abfrage vom timeCard Server zu dem Server des Rechenzentrums der Krankenkasse erfolgt mittels dem Datenübertragungsprogramm "dakota" der ITSG. Mit dem hier enthaltenen Zertifikat wird die Verschlüsselung der Datenübertragung vorgenommen und garantiert, dass die Abfrage auch von dem Besitzer des Zertifikats erfolgt.

Es erfolgt ein Vermerk über eAU-Abfragen in timeCard

Prüfung der eAU Abfrage

Zunächst wird jede eAU-Abfrage beim Eingang in das Rechenzentrum auf technische Korrektheit und Plausibilität geprüft, beispielsweise ob alle benötigten Felder gefüllt sind und ob der Geburtstag bzw. erster Krankheitstag ein gültiges Datum ist das in einem bestimmten zulässigen Bereich liegt. timeCard prüft selbst vor dem Versand die Felder auf ähnliche Kriterien. In der Regel sollten daher solche fehlerhafte eAU-Abfragen nicht verschickt werden.

Fehler wurde bereits durch timeCard abgefangen

1. Prüfung ist nicht erfolgreich
   Es erfolgt von der Krankenkasse eine Rückmeldung mit dem Fehlergrund. Diese Meldung wird in timeCard angezeigt und ist in der Benachrichtigungsmail enthalten. In der Regel muss der Administrator der timeCard hier aktiv werden und die Daten korrigieren. Nach einer solchen Fehlerrückmeldung erfolgt keine weitere Verarbeitung der Krankenkasse. Ist der Fehler in timeCard behoben so kann gegebenenfalls eine erneute eAU-Abfrage ausgelöst werden.
   
   
2. Prüfung ist erfolgreich
   Ist die Prüfung erfolgreich so sendet die Krankenkasse eine Weiterleitungsbestätigung, was etwa einer Lesebestätigung bei einer E-Mail entspricht.
   Weiterleitungsbestätigung in timeCard:
   
   
   
   In diesem Fall erfolgt auf jeden Fall mindestens eine weitere Rückmeldung von der Krankenkasse, die möglichen Rückmeldungen werden im nächsten Abschnitt besprochen. In der Regel sollte diese Rückmeldung am nächsten Arbeitstag nach der eAU-Abfrage vorliegen.

Rückmeldungen der Krankenkasse

Zunächst wird geprüft, ob der Mitarbeiter für welchen die eAU abgefragt wird, auch Mitglied dieser Krankenkasse ist. Wenn dies nicht der Fall ist, sendet die Krankenkasse eine entsprechende Rückmeldung.

Beispiel für eine eAU-Abfrage an die falsche Krankenkasse in timeCard:

In dem Fall sollte der Administrator die korrekte Krankenkasse hinterlegen und danach die eAU-Abfrage erneut starten, so dass diese an die korrekte Krankenkasse geschickt wird.

Danach prüft die Krankenkasse ob eine eAU von einem Arzt bzw. Zahnarzt oder eine Liegebescheinigung von einem Krankenhaus vorliegt mit einem Anfangsdatum wie in der Abfrage angegeben. Wenn hier nichts vorliegt wird auch der Zeitraum 5 Tage vor und 5 Tage nach diesem Datum berücksichtigt.

1. Krankenkasse hat keine eAU
   In diesem Fall sendet die Krankenkasse eine entsprechende Rückmeldung und merkt sich die Anfrage für die nächsten 14 Tage.
   
   
   
   Sollte in diesem Zeitraum eine eAU oder Liegebescheinigung bei der Krankenkasse eintreffen, so sendet diese automatisch die Bescheinigung als Antwort auf die ursprüngliche eAU Abfrage. Die möglichen Rückmeldungen sind nachfolgend beschrieben und sind identisch zu denen, wie wenn der Krankenkasse die Bescheinigung bereits vorliegt beim Eintreffen der eAU -bfrage.
   
   In dem Wartezeitraum von 14 Tagen darf keine erneute Abfrage mit demselben Anfangsdatum bei der Krankenkasse gestellt werden.
   
   Erhält die Krankenkasse innerhalb der 14 Tage keine eAU oder Liegebescheinigung, so erfolgt keine weitere Rückmeldung auf die ursprüngliche eAU Abfrage.
   
   
2. eAU von einem Arzt, Zahnarzt oder einer ambulanten Behandlung im Krankenhaus
   Dies ist die übliche AU, welche von einem Arzt oder Zahnarzt ausgestellt wird. Diese enthält das Anfangs- und Enddatum der vom Arzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Erkrankung oder eines notwendigen medizinischen Eingriffs. Die eAU enthält keine Informationen über die Krankheit selbst oder den behandelnden Arzt. Es wird lediglich übermittelt, dass es sich gegebenenfalls um einen Arbeitsunfall handelt und/oder eine Bescheinigung eines Durchgangsarztes handelt.
   
   
   
   Sofern sich die Krankheit verlängert und der erkrankte Mitarbeiter erneut den Arzt aufsucht, stellt dieser eine Folgebescheinigung aus. Im Gegensatz zur Erstbescheinigung enthält die Folgebescheinigung kein Anfangsdatum, dieses ist der Erstbescheinigung zu entnehmen.
   Falls die Erstbescheinigung nicht vorliegt oder noch nicht übermittelt wurde, wird ersatzweise das Datum der Feststellung der Erkrankung als Anfangsdatum gewertet.
   
   Ob eine Folgebescheinigung oder eine erneute Erstbescheinigung bei Verlängerung der Krankheit ausgestellt wird, ist kein Hinweis darauf ob es sich um dieselbe Krankheit oder eine andere Krankheit handelt. Der erkrankte Mitarbeiter kann beispielsweise zu einem anderen Arzt (z.B. Facharzt) gewechselt sein. Die Frage ob eine Entgeltersatzleistung nach 42 Kalendertagen vorliegt kann hierdurch ebenfalls nicht beantwortet werden.
   
   Es gibt Fälle bei welchen auf eine eAU-Abfrage die Krankenkasse mehrere eAU zurückliefert. Dies kann beispielsweise vorkommen, wenn der Patient zunächst zum Hausarzt geht, dieser eine eAU ausstellt und ihn gleich zu einem Facharzt überweist, welcher erneut eine eAU ausstellt.
   Außerdem sind Fälle beobachtet worden, bei welchen der Arzt zunächst irrtümlich einen sehr langen Zeitraum in der eAU bescheinigt. Wenn der Arzt seinen Irrtum feststellt, kann er auch eine eAU wiederrufen. In einem solchen Fall schickt die Krankenkasse den Wiederruf an timeCard weiter. timeCard berücksichtigt daraufhin die irrtümliche eAU nicht, setzt also die darin enthaltenen Tage nicht weiter als AU vorgelegt.
   
   
3. Liegebescheinigung von einem Krankenhaus
   Bei einem Krankenhausaufenthalt wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht von einem behandelnden Arzt, sondern von der Krankenhausverwaltung ausgestellt. Es handelt sich daher um eine Liegebescheinigung. Ein Krankenhaus bescheinigt immer nur den Zeitraum in welchem der Patient stationär im Krankenhaus behandelt wurde. Ist der Patient nach der Entlassung noch einige Tage arbeitsunfähig bis zur vollständigen Genesung so benötigt er hierfür eine AU vom Hausarzt oder anderen Facharzt.
   Da ein Krankenhausaufenthalt auch länger dauern kann und häufig zu Beginn nicht klar, ist wie lange dieser dauert, stellt zunächst das Krankenhaus bei Aufnahme eine vorläufige Liegebescheinigung aus. Diese enthält das Aufnahmedatum und das voraussichtliche Entlassdatum bei normalem Krankheitsverlauf. Dies ist aber zunächst ein unverbindliches Datum zur Information.
   
   
   
   Nach der Entlassung stellt das Krankenhaus eine endgültige Liegebescheinigung mit dem tatsächlichen Entlassdatum aus. Die zuvor ausgestellte vorläufige Liegebescheinigung verliert damit ihre Gültigkeit. Beide Bescheinigungen werden automatisch von der Krankenkasse an timeCard geschickt sobald diese vorliegen.
   
   
   
   Eine tatsächliche Liegebescheinigung wird immer ausgestellt, bei einem kurzen Krankenhausaufenthalt kann die vorläufige Liegebescheinigung entfallen.
   Wird der Patient in ein anderes Krankenhaus verlegt, so stellt das erste Krankenhaus eine endgültige Liegebescheinigung aus, das neue Krankenhaus stellt zunächst wieder eine vorläufige Liegebescheinigung aus. Eine Verlegung innerhalb desselben Krankenhaus in eine andere Station fällt nicht unter diesen Fall.
   
   
4. Liegebescheinigung von einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung
   Auch bei einem Aufenthalt in einer Vorsorge oder Rehabilitationseinrichtung wird eine Liegebescheinigung ab dem 01.01.2025 vergleichbar zu einem stationären Krankenhausaufenthalt ausgestellt. Allerdings wird hier nur eine Liegebescheinigung ausgestellt, also nicht eine vorläufige und endgültige Liegebescheinigung.
   
   
   
   
5. Bescheinigung über einen teilstationären Aufenthalt in einem Krankenhaus
   Eine teilstationäre Behandlung in einem Krankenhaus liegt dann vor, wenn der Patient sich nur zeitweise im Krankenhaus aufhält, die restliche Zeit aber auch zuhause oder bei der Arbeit sein kann. Es gibt Fälle bei denen der Patient einige Zeit tagsüber im Krankenhaus ist, jedoch nachts zuhause schläft oder umgekehrt, der Patient ist nur über die Nacht im Krankenhaus und tagsüber zuhause oder bei der Arbeit.
   
   
   
   Eine solche Bescheinigung über einen teilstationären Aufenthalt ist keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und enthält daher kein Anfangs- und Enddatum. Je nach Art und Umfang der Behandlung kann es sein, dass der Patient arbeitsfähig ist oder auch nicht. Die Krankmeldung in timeCard bleibt im unveränderten Status, also auf AU nicht vorgelegt. Sollte durch den hier bescheinigten teilstationären Aufenthalt eine Arbeitsunfähigkeit verursacht werden, so muss sich der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber (also in der Regel mit seinem Vorgesetzten) in Verbindung setzen und die Situation besprechen. Der Vorgesetzte kann dann eine manuelle AU in timeCard hinzufügen.
   
   
6. Bescheinigung von einem Privatarzt oder ausländischen Arzt bzw. Krankenhaus
   Wenn die Krankenkasse Kenntnis erlangt, dass eine Erkrankung und eine ärztliche Behandlung der betroffenen Person stattgefunden hat oder immer noch stattfindet auch wenn die Krankenkasse die Kosten nicht übernimmt, so antwortet diese ebenfalls auf eine eAU Abfrage mit einer entsprechenden Rückmeldung.
   Solche Fälle sind beispielsweise:
   
   Behandlung durch einen Privatarzt (Selbstzahler)
   Aufenthalt und Behandlung in einem Krankenhaus welche nicht von der Krankenkasse übernommen wird
   Behandlung von einem ausländischen Arzt
   Aufenthalt in einem ausländischen Krankenhaus
   
   Eine solche Bescheinigung ist keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Sinne des deutschen Sozialgesetzbuches. Diese Bescheinigung enthält daher auch kein Anfangs- und Enddatum. Die Krankmeldung in timeCard bleibt im unveränderten Status, also auf AU nicht vorgelegt.
   Sollte durch die hier bescheinigte Behandlung eine Arbeitsunfähigkeit verursacht werden, so muss sich der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber (also in der Regel mit seinem Vorgesetzten) in Verbindung setzen und die Situation besprechen, eventuell die entsprechende formlose Bescheinigung des Arztes vorlegen. Der Vorgesetzte kann dann eine manuelle AU in timeCard hinzufügen.
   
   
   
   Hinweise:
   Werden die Behandlungskosten von der Unfallversicherung (Berufsunfall) übernommen, so wird eine normale eAU oder Liegebescheinigung übermittelt. Dies gilt auch bei einem Reha-Aufenthalt, welcher von der Rentenversicherung übernommen wird.
   Solche Bescheinigungen von anderen Ärzten oder Krankenhäuser werden bei der Ermittlung von Entgeltersatzleistungen (EEL) nach 42 Kalendertagen berücksichtigt. Welcher Tag hier als erster Krankheitstag gewertet wird, muss gegebenenfalls mit der Krankenkasse geklärt werden.
   
   

Benachrichtigung über Prüfung durch Krankenkasse

Die von Ärzten, Zahnärzten und Krankenhäuser an die Krankenkasse übermittelten eAUs und Liegebescheinigungen werden von den Krankenkassen auf Plausibilität geprüft. Falls hier Unstimmigkeiten festgestellt werden (z.B. ein ungewöhnlich langer Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, offensichtliche Verwechslung von Patienten) so klärt die Krankenkasse den Sachverhalt mit dem behandelnden Arzt. Eine solche Prüfung erfolgt manuell und kann auch länger dauern und zwar bis zu 28 Tagen.

Der Arbeitgeber erhält von der Krankenkasse zunächst nur eine Information, dass zwar eine eAU vorliegt, diese jedoch aktuell geprüft wird. Ist die Prüfung abgeschlossenen so sendet die Krankenkasse automatisch die geprüfte Bescheinigung.

Benachrichtigung über Weiterleitung an andere Krankenkasse

Die aktuelle Krankenkasse ist grundsätzlich im Besitz aller Krankendaten ihrer Mitglieder, auch wenn diese aus früheren Erkrankungen resultieren, bei welchen die Mitglieder noch bei einer anderen Krankenkasse versichert waren (Patientenakte). Bei einem Kassenwechsel überträgt die alte Krankenkasse diese Daten automatisch an die neue Krankenkasse. Daher sind eAU-Abfragen immer an die aktuelle Krankenkasse des Mitarbeiters zu richten, bei welcher er am Tage der Abfrage versichert ist.

Nun kann es aber sein, dass der Mitarbeiter kurz vor einem Kassenwechsel erkrankt und die eAU Abfrage erst nach dem Kassenwechsel erfolgt. timeCard schickt die eAU Abfrage korrekt an die neue Krankenkasse.

Allerdings erfolgt der automatische Übertrag von der alten zur neuen Krankenkasse erst einige Tage nach dem Kassenwechsel da die alte Krankenkasse abwarten möchte bis alle behandelnden Ärzte abgerechnet haben und die entsprechenden Krankheitsdaten übermittelt haben. Somit kann zum Zeitpunkt der eAU-Abfrage der Übertrag noch nicht stattgefunden haben. Tritt dieser Fall ein, sendet die neue Krankenkasse (welche von timeCard die Abfrage erhalten hat) die eAU Abfrage an die alte Krankenkasse weiter, da diese noch im Besitz der Krankheitsdaten ist.

Über eine solche Weiterleitung wird timeCard informiert.

Danach sendet die alte Krankenkasse eine der oben beschriebenen Rückmeldungen. timeCard berücksichtigt automatisch die Weiterleitung und ruft korrekt die Rückmeldung beim Rechenzentrum der alten Krankenkasse ab.